Übersicht
Was heute im Betrieb passiert
Startklar?
Diese Schritte fehlen noch, damit der Assistent und die Zeiterfassung wirklich arbeiten können.
Heute im Betrieb
Abwesend heute
Wochenverlauf Team-Stunden je Tag — alle Mitarbeiter zusammen
Offene Anträge direkt entscheiden
Manipulationsschutz Auffälligkeiten der letzten 30 Tage
Serverzeit statt Browserzeit, Nacherfassungen mit Freigabe, lückenloser Änderungsnachweis — und eine Prüfung, die Auffälligkeiten sichtbar macht.
Stempeluhr am Eingang Code vom Terminal
Wer den Code abliest, stand vor dem Gerät im Betrieb — das ist der stärkste Nachweis, den es ohne Ortsdaten gibt.
Nachträglich erfassen
Heutige Einträge Serverzeit, unveränderbar protokolliert
Letzte 7 Tage alle Mitarbeiter
Antrag oder Meldung erfassen
Alle Abwesenheiten
Urlaubskonten Anspruch · genommen · Rest
Einsätze am Tag
Soll und Ist
Soll sind die geplanten Einsätze, Ist die gestempelte Zeit. Differenz positiv heißt: mehr gearbeitet als geplant.
Abwesenheiten im Monat
Auswertung Stunden gegen Soll, Abwesenheiten
Pro Mitarbeiter
Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter bearbeiten
Entfernen ist zweistufig: Gibt es Zeiten oder Abwesenheiten, wird der Mitarbeiter nur deaktiviert — die Nachweise bleiben erhalten. Nur eine Fehleingabe ohne Historie wird wirklich gelöscht.
Team Stammdaten, Arbeitsort-Profil und Zugang
Neuer Kunde Adresse, Kontakt, Zutrittshinweise
Kunden mit Einsätzen werden beim Löschen archiviert, nicht entfernt — die Nachweise bleiben erhalten.
Kunden
Rechnungsdaten erscheinen auf Leistungsnachweis und Rechnung
Der Standardsatz gilt, wenn beim Kunden kein eigener Satz steht. Rechnungen sind Entwürfe: Nummer und Positionen werden festgehalten, geprüft und versendet wird von Hand.
Entwurf aus Einsätzen erledigte und bestätigte Termine im Zeitraum
Entwürfe
Einsatz
Manipulationsschutz Auffälligkeiten in den letzten 30 Tagen
Die Prüfung findet Buchungen, die auf Fehler oder Manipulation hindeuten: Stempeln während einer Krankmeldung, fehlende Pflichtpausen, unplausible Schichtlängen, Stempeln von einem fremden Gerät. Sie bewertet nur — die Entscheidung bleibt beim Menschen.
KI-Zugriff testen Voice/Chat → Abwesenheit, mit Protokoll
Simuliert einen Sprach- oder Chat-Intent. Jede Aktion landet in ai_actions und im Änderungsnachweis audit_log. Die KI liest und schreibt ausschließlich über den AI-Access-Layer — kein direkter Datenbankzugriff.
KI-Aktionen was die KI getan hat
Änderungsnachweis GoBD-konform, unveränderlich
Im Browser testen ohne Telefon, ohne Warten
Sprechen Sie mit Ihrem Assistenten direkt hier im Browser — so wie ein Anrufer es später am Telefon erlebt. Der Test wird wie ein echter Anruf protokolliert und zählt auf das Minutenpaket.
Beim Start fragt der Browser nach dem Mikrofon. Kopfhörer vermeiden Rückkopplung.
Anfragen Kontakt- und Rückrufwünsche
Protokolle letzte Gespräche und Chat-Verläufe
Offene Fragen beantworten — der Assistent lernt daraus
Wurde eine Frage nicht beantwortet, steht sie hier. Ihre Antwort landet direkt in der Wissensbasis.
Wissen Dateien und Notizen, aus denen der Assistent antwortet
Preislisten, Öffnungszeiten, Abläufe, häufige Fragen — als Datei hochladen oder Text einfügen. Der Assistent nutzt neue Inhalte sofort.
Website importieren Inhalte der eigenen Seite übernehmen
Adresse der eigenen Website eingeben — wir lesen Startseite, Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und Kontakt ein. Sie sehen vorher, was übernommen wird, und geben es dann frei.
Firma & Kontakt Grundlagen für den Assistenten
Website-Assistent einbinden in Sekunden
Diesen Schnipsel vor </body> der eigenen Website einfügen — der Chat-Button erscheint automatisch.
Abo & Abrechnung Paket, Status, Rechnungen
Minuten über die Inklusivleistung werden mit 0,25 EUR je angefangener Minute abgerechnet. Abo und Rechnungen laufen sicher über Stripe.
Rufnummern & Add-ons selbst ändern, Preis sofort sichtbar
Zusätzliche Rufnummer für eine zweite Filiale oder eine eigene Personal-Rufnummer für Krankmeldung, Urlaub und Schichtfragen. Änderungen werden anteilig mit der nächsten Rechnung verrechnet – keine Rücksprache nötig.
App auf dem Handy Icon auf dem Startbildschirm, Stempeln auch ohne Netz
FlowAssist läuft als App auf dem Handy — ohne Store, ohne Download. Einmal im Browser öffnen, installieren, fertig. Stempelungen werden bei fehlendem Netz gespeichert und automatisch nachgereicht.
Android: Chrome → Menü (drei Punkte) → „App installieren" bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen".
Ohne Installation funktioniert alles auch im Browser — das Icon ist nur bequemer.
Anliegen melden Kategorie wählen — das hilft uns, schneller zu helfen
Jedes Anliegen wird mit Kategorie und Zeitpunkt festgehalten, damit wir Ursachen sehen statt nur Symptome. Rückmeldung kommt per E-Mail an die Konto-Adresse.
Meine Anliegen Stand und Verlauf
Zwei-Faktor-Anmeldung Anmeldung zusätzlich per E-Mail-Code
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, schickt FlowAssist nach dem Passwort einen sechsstelligen Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Code ist 5 Minuten gültig. Empfohlen für Inhaber- und Dispositions-Zugänge.
Status wird geladen …
Wiederherstellungscodes für den Notfall
Zehn Einmal-Codes, die den E-Mail-Code ersetzen — etwa wenn kein Zugriff auf das Postfach besteht. Jeder Code gilt genau einmal. Angezeigt werden sie nur ein einziges Mal.
—
Jetzt abschreiben oder drucken. Nach dem Schließen sind die Codes nicht mehr abrufbar.
Benutzer & Rollen Zugänge für dieses Unternehmen
Inhaber sieht alles · Disposition darf freigeben und korrigieren · Mitarbeiter sieht nur die eigenen Zeiten. Jede Änderung hier landet im Änderungsnachweis.
Konto anlegen
Betrieb & Standort Grundlage der Arbeitsort-Prüfung
Ist ein Betriebsstandort hinterlegt, prüft FlowAssist beim Stempeln, ob die Buchung im Umkreis entstanden ist. Ohne Standort wird nichts als „außerhalb“ gewertet.
Arbeitszeit-Regeln Pausen und Plausibilität — je Betrieb einstellbar
Vorgabe sind die Richtwerte des ArbZG: ab mehr als 6 Stunden 30 Minuten Pause, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Jeder Betrieb darf strenger oder lockerer regeln — die Prüfung in der Erfassung und die Auffälligkeits-Prüfung nutzen immer dieselben Werte.
Stempeluhren Tablets am Eingang
Jede Stempeluhr zeigt einen Code, der alle 30 Sekunden wechselt — nur wer davor steht, kann ihn ablesen.
Telefon-Assistent nimmt Anrufe an und meldet sie hierher
Mitarbeiter können anrufen und Krankmeldung, Urlaubswunsch oder eine Frage zu offenen Tagen durchgeben. Der Assistent fragt keine Diagnosen ab, genehmigt nichts und löscht nichts — er nimmt auf, was hereinkommt. Jeder Anruf steht unten mit Kurzfassung; die vollständige Zusammenfassung kommt per E-Mail.